Euna Solutions a annoncé le lancement de workflows automatisés au sein de son module de contractualisation Euna Procurement. Cette nouvelle fonctionnalité vise à éliminer les goulets d'étranglement, les échéances manquées et les risques de non-conformité qui entravent les équipes d'achats publics, tout en permettant d'importantes économies de temps et en renforçant la visibilité sur l'ensemble des circuits d'approbation, depuis l'intégration des fournisseurs jusqu'aux renouvellements de contrats. Selon les récentes conclusions du rapport « State of Public Procurement 2025 » publié par Euna Solutions, la charge de travail du personnel, le manque de visibilité sur les processus et le risque de non-conformité figurent parmi les trois principaux défis auxquels sont confrontées les équipes d'achats. La nouvelle fonctionnalité de workflows automatisés répond directement à ces problématiques en réduisant la coordination manuelle, en augmentant la transparence sur les étapes d'approbation et en garantissant le respect des échéances, sans alourdir la charge de travail des équipes.
Au coeur de cette nouvelle fonctionnalité se trouve un concepteur de workflow visuel permettant aux utilisateurs de créer des circuits de contractualisation adaptés aux processus d'approbation propres à leur organisme - ces workflows peuvent être utilisés tout au long du cycle de vie du contrat, de l'intégration au renouvellement. Une fois configurée, la logique intelligente du workflow s'active en arrière-plan : elle oriente automatiquement les approbations, envoie des alertes et déclenche les étapes suivantes, sans nécessiter d'interventions manuelles. Parmi les points forts :
- Configuration facile et contrôle total : Créez des workflows via un concepteur visuel intuitif, avec un contrôle complet sur chaque alerte, approbation et échéancier, pour une personnalisation aisée selon les besoins spécifiques de l'organisation.
- Déclencheurs automatiques : Lorsqu'un jalon clé du contrat est atteint, le système lance automatiquement le workflow approprié, faisant gagner du temps au personnel et réduisant le risque d'échéances non respectées.
- Visibilité en temps réel : Des alertes par e-mail signalent le début et la fin de chaque workflow, tandis que des pistes d'audit intégrées à la plateforme permettent à chacun de suivre l'avancement sans avoir à solliciter d'informations supplémentaires.
- Cohérence intégrée : Des modèles réutilisables permettent aux équipes de gagner du temps et garantissent que chaque approbation suit systématiquement le bon circuit.
Logique intelligente et séquentielle : Les approbations séquentielles et l'orientation intelligente des tâches assurent la fluidité des processus, évitant aux équipes achats d'avoir à surveiller et gérer continuellement le suivi.
Actuellement optimisée pour les approbations contractuelles, cette fonctionnalité sera enrichie lors de prochaines mises à jour : affectations de tâches internes pour coordonner les responsabilités entre départements, tâches côté fournisseurs pour faciliter la communication et la collecte documentaire, rappels et notifications personnalisés pour garantir la réactivité à chaque étape. Euna prévoit également d'intégrer ces fonctionnalités élargies au module Sourcing d'Euna Procurement dans le cadre de sa feuille de route 2026.
