ALTEN : Communication sur le Progrès ALTEN 2015

2015

Communication sur le progrès

INGÉNIERIE ET CONSEIL EN TECHNOLOGIES

ALTEN

Le mot du Président-Directeur Général

Simon Azoulay

C'est afin de répondre à leurs exigences, d'anticiper leurs attentes et de construire avec nos parties prenantes des relations durables et de confiance que notre Groupe a intégré depuis quelques années le développement durable au cœur de sa stratégie de développement. Pour ALTEN, cette démarche constitue une préoccupation centrale en faveur des Hommes et de l'Innovation Durable.
Initié en 2010 avec la signature du Pacte Mondial des Nations Unies, notre engagement s'est depuis continuellement étoffé et renforcé. C'est donc tout naturellement que nous avons fait le choix de renouveler notre soutien au Global Compact en
2013, 2014 et 2015.
Afin de créer un socle d'engagements communs, ALTEN a créé et diffusé des textes fondateurs auprès de ses parties prenantes internes et externes, traduisant notre volonté de respecter et de faire respecter dans notre sphère d'influence les dix principes universels du Pacte Mondial de Nations Unies. L'internationalisation des marchés, l'évolution rapide des technologies et les exigences croissantes de la société en matière de responsabilité nous poussent à l'action. L'ensemble des initiatives et projets portés par l'entreprise et nos collaborateurs en France et dans nos filiales sont présentés dans le chapitre Développement Durable du DDR
2014 et la présente Communication sur le Progrès.
Notre culture d'entreprise se fonde autour de fondamentaux partagés par tous nos collaborateurs, qui sont le développement des valeurs humaines, la culture ingénieur et la recherche d'une croissance rentable et durable. En
2014, nous avons recentré notre démarche autour de ces valeurs clés. Nous avons également réalisé une analyse de matérialité, pour identifier au mieux les attentes de nos parties prenantes et les enjeux de notre secteur d'activité.
Pour notre Groupe, la démarche Développement Durable s'articule donc autour de quatre enjeux majeurs :
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Etre un employeur responsable, à travers la valorisation des talents, le développement des compétences, la gestion de la mobilité et des carrières et l'épanouissement des collaborateurs.
Se comporter en entreprise citoyenne, afin de favoriser l'accès des ingénieurs de demain à l'emploi, de promouvoir l'image et les valeurs du métier d'ingénieur, et de soutenir l'innovation technologique.
Agir en faveur de l'environnement, via la réduction de nos impacts directs et indirects.
Se positionner comme stimulateur d'innovation, en accompagnant nos clients, nos collaborateurs et les étudiants dans le développement de solutions innovantes et durables.
Preuve de l'engagement et la performance extra-financière du Groupe, notre démarche s'est vue récompensée par de nombreuses certifications, labels et notations. Nous sommes tout particulièrement fiers d'avoir reçu en début d'année 2015 le label Top Employer© France pour la 4ème année consécutive ; mais également d'avoir maintenu notre niveau de reconnaissance «Gold» par l'agence de notation Ecovadis, qui nous place désormais parmi les 2 % des entreprises les mieux notées.
Au cours des prochains mois de l'année, nous continuerons à relever de nouveaux défis. En tant que Président-Directeur Général d'ALTEN, j'affirme mon engagement à poursuivre le déploiement de cette démarche dans les différents pays du Groupe, afin de capitaliser sur les initiatives de chacun, et partager nos valeurs communes.
Plus que jamais, nous souhaitons piloter notre démarche Développement Durable, mesurer nos avancées, nous soumettre à des évaluations diverses, et nous obliger à un regard critique sur nous-mêmes, pour améliorer sans cesse nos pratiques, en toute transparence.
Je fais confiance aux collaborateurs du groupe ALTEN pour s'inscrire activement dans cette démarche. »
Simon Azoulay,

Président-Directeur Général

Le Pacte Mondial

4 Thèmes & 10 Principes

Le Global Compact est une initiative internationale d'engagement volontaire en matière de Responsabilité Sociétale des
Entreprise (RSE).
En signant le Global Compact, nous nous engageons à intégrer les 10 principes dans notre stratégie et nos opérations, progresser tous les ans sur ces principes, et à communiquer annuellement nos bonnes pratiques en publiant un document dédié, la Communication sur le Progrès (COP), sur le site Internet du Global Compact.

Droits de l'Homme

1. Les entreprises sont invitées à promouvoir et à respecter la protection du droit international relatif aux droits de l'Homme dans leur sphère d'influence ; et
2. A veiller à ce que leurs propres compagnies ne se rendent pas complices de violations des droits de l'Homme.

Droit du travail

3. Les entreprises sont invitées à respecter la liberté d'association et à reconnaître le droit de négociation collective ;
4. L'élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire ;
5. L'abolition effective du travail des enfants ; et
6. L'élimination de la discrimination en matière d'emploi et de profession.

Environnement

7. Les entreprises sont invitées à appliquer l'approche de précaution face aux problèmes touchant l'environnement ;
8. A entreprendre des initiatives tendant à promouvoir une plus grande responsabilité en matière d'environnement ; et
9. A favoriser la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de l'environnement.

Lutte contre la corruption

10. Les entreprises sont invitées à agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l'extorsion de fonds et les pots-de-vin.

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ALTEN

Les 21 critères

« GC Advanced »

Depuis 2014, les Communications sur le Progrès d'ALTEN obtiennent le niveau de différenciation

I. IMPLANTER LES 10 PRINCIPES DANS LA STRATÉGIE ET LES OPÉRATIONS

1. La COP décrit l'intégration des principes dans les fonctions stratégiques et les unités opérationnelles
2. La COP décrit la mise en œuvre des principes dans la chaîne de valeur
POLITIQUES ET PROCEDURES FIABLES CONCERNANT LES DROITS DE L'HOMME
3. La COP décrit des engagements, stratégies ou politiques précises
4. La COP décrit les systèmes de management en place
5. La COP décrit les mécanismes de contrôle et d'évaluation en place
POLITIQUES ET PROCEDURES FIABLES CONCERNANT LES NORMES DU TRAVAIL
6. La COP formule des engagements, stratégies ou politiques précis
7. La COP décrit les systèmes de management en place
8. La COP décrit les mécanismes de contrôle et d'évaluation
POLITIQUES ET PROCEDURES FIABLES CONCERNANT LA PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT
9. La COP formule des engagements, stratégies ou politiques précis
10. La COP décrit les systèmes de management en place
11. La COP décrit les mécanismes de contrôle et d'évaluation
POLITIQUES ET PROCEDURES FIABLES CONCERNANT LA LUTTE CONTRE LA CORRUPTION
12. La COP formule des engagements, stratégies ou politiques précis
13. La COP décrit les systèmes de management
14. La COP décrit les mécanismes de contrôle et d'évaluation

II. AGIR POUR SOUTENIR LES OBJECTIFS PLUS LARGES DES NATIONS UNIES

15. La COP décrit les contributions du cœur de métier aux objectifs et problématiques plus larges de l'ONU
16. La COP décrit des investissements stratégiques sociaux et de philanthropie
17. La COP décrit une prise de position et un engagement en matière de politique publique
18. La COP décrit des partenariats et une action collective

III. GOUVERNANCE ET LEADERSHIP DE LA RSE

19. La COP décrit l'engagement du Président et de la direction
20. La COP décrit l'adoption par le Conseil d'administration et la surveillance
21. La COP décrit l'implication des parties prenantes
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Sommaire

/ 8Stratégie de Développement Durable

/ 9I. Droits de l'Homme

/ 11II. Droits du travail

/ 21III. Environnement

/ 31IV. Lutte contre la corruption

/ 32Annexes

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ALTEN

Stratégie de

Développement Durable

• Employeur responsable ;
• Entreprise citoyenne ;
• Acteur en faveur de l'environnement ;
• Stimulateur d'innovation.
2014, une analyse de matérialité basée sur l'analyse des enjeux sectoriels, des opportunités et des demandes des parties prenantes (cf. section « A propos de ce rapport »).

Un autre temps fort de cette année 2014 a consisté à diffuser la démarche au sein des entités d'ALTEN dans le monde. Progressivement, le Groupe ambitionne de créer un véritable réseau de correspondants Développement Durable dans ses différents pays d'implantation, afin de capitaliser sur les initiatives et innovations de chacun et de partager des valeurs communes.
Par ailleurs, afin d'assurer la pertinence de sa stratégie, le groupe ALTEN a choisi de respecter le principe de matérialité défini par les lignes directrices de la Global Reporting Initiative (GRI). Les enjeux sont considérés comme « matériels » pour une entité s'ils peuvent affecter la performance à court-terme de l'entreprise, déterminer sa capacité à atteindre ses objectifs stratégiques, correspondre aux meilleures pratiques de son secteur, affecter le comportement des parties prenantes, refléter l'évolution du Groupe (de nouvelles normes, de nouvelles tendances), etc. Le Groupe a réalisé en 2011 une cartographie de ses parties prenantes et, en début d'année

Culture ingénieur

Capital humain

Entreprise citoyenne

Croissance rentable

et durable

Simulateur d'innovation

Employeur responsable

Acteur pour l'environnement

La démarche Développement Durable du Groupe s'inscrit dans une politique plus globale de Qualité, Sécurité et Développement Durable, dénommée « FORCES ».

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I. Droits de l'Homme

Principes 1 & 2

• Les dix principes du Pacte Mondial des Nations Unies ;
• La Déclaration Universelle des Droits de l'Homme des
Nations Unies et ses Pactes additionnels ;
• Différentes conventions de l'Organisation Internationale du
Travail (OIT) ;
• Les principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales ;
• La convention des Nations Unies contre la corruption.

Les documents fondateurs du Groupe

Le groupe ALTEN a construit son développement sur la base de principes fondamentaux d'intégrité et de transparence, mis en œuvre par ses dirigeants et salariés pour établir durablement des rapports de confiance avec ses parties prenantes, dans le respect des droits de l'Homme et du travail, de la lutte contre la corruption et de la préservation de l'environnement.
Trois documents fondateurs de cette démarche, portant les principes universels du Pacte mondial des Nations unies, sont diffusés en interne et en externe.

ALTEN s'est doté dès 2011 d'un Code Ethique qui formalise les engagements du Groupe à exercer et à développer ses activités dans le respect le plus strict des lois et des réglementations nationales et internationales.
Le Groupe souhaite conduire ses activités avec loyauté et intégrité, ce qui induit que chaque collaborateur se réfère régulièrement à ce Code Ethique.
Il est diffusé sur l'intranet du Groupe et est inclus dans le livret d'accueil donné à chaque nouveau collaborateur.
La Charte de Développement Durable d'ALTEN engage les filiales du Groupe à respecter et faire respecter dans leur sphère d'influence les principes de l'Organisation Internationale du Travail et du Pacte Mondial, notamment en ce qui concerne la lutte contre les discriminations, la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants.
La Charte Développement Durable est disponible en ligne sur l'intranet du Groupe, et est intégrée dans le livret d'accueil donné à chaque nouveau collaborateur.

ALTEN a renforcé sa politique d'Achats Responsables en
2011 par la création de la Charte d'Achats Responsables. Cette charte est systématiquement intégrée dans les appels d'offres ; elle est envoyée aux principaux fournisseurs pour signature.
A travers de ce document, ALTEN invite ses fournisseurs et sous- traitants à se conformer aux dispositions sociales, sociétales et environnementales du Pacte Mondial et de l'Organisation Internationale du Travail.
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ALTEN

Comité de veille de la conformité aux lois et réglementations

Depuis 2010, le comité de veille de la conformité aux lois et règlementations, composé de représentants des principales directions de l'entreprise, se réunit plusieurs par an pour s'assurer de la prise en compte, de l'anticipation des règlementations et des situations à risques, et de la conformité du Groupe face à ces textes de lois. Des actions correctives ou préventives sont alors décidées dans une démarche d'amélioration continue.

Achats responsables

En 2011, le Groupe a initié sa politique d'Achats Responsables avec la création d'une Charte d'Achats responsables. Systématiquement intégrée dans les appels d'offres depuis
2012, elle est également envoyée aux principaux fournisseurs pour signature. Cette démarche est un moyen privilégié pour ALTEN de diffuser ses exigences Développement Durable et les principes universels du Pacte Mondial des Nations Unies dans sa sphère d'influence puisqu'à travers de ce document, le Groupe invite ses fournisseurs et sous-traitants à se conformer aux dispositions sociales, sociétales et environnementales du Pacte Mondial et de l'Organisation Internationale du Travail.

La démarche d'Achats Responsables d'ALTEN se renforce progressivement par la prise en compte de critères sociaux, sociétaux et environnementaux dans le référencement et l'évaluation des fournisseurs du Groupe. La formation des acheteurs aux principes d'Achats Responsables, débutée fin
2012, a engendré des traductions concrètes dans les achats réalisés dès 2013.
Une évaluation et notation RSE fait partie intégrante du processus de sélection des fournisseurs pour les principaux appels d'offres, au même titre que les critères Qualité Coût et Délai. L'évaluation porte tant sur les engagements Développement Durable internes du fournisseur, que sur les avantages sociaux, sociétaux et environnementaux des produits ou services proposés. Le coût d'un achat est alors envisagé dans sa globalité, tout au long de la chaîne de valeur et du cycle de vie du produit ou du service, tout en minimisant les risques pour l'environnement et en maximisant les impacts sociaux et sociétaux positifs.
Les exigences RSE d'ALTEN sont également progressivement intégrées dans les politiques internes d'ALTEN, afin de créer un socle commun d'engagement pour les différentes entités du Groupe pour un même type d'achat. L'objectif est désormais de déployer ces évaluations à l'ensemble des appels d'offres et des sélections fournisseurs. La réalisation prochaine d'une cartographie des enjeux et des risques par catégories d'achats permettra à ALTEN de prioriser et mieux définir ses exigences d'Achats Responsables, tout en développant des relations gagnants-gagnants et équitables avec ses fournisseurs.
Certaines filiales du Groupe agissent également de façon autonome afin de responsabiliser leurs achats. En Suède par exemple, les critères environnementaux occupent une place croissante dans les procédures d'achats et dans les processus d'évaluation des fournisseurs.
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II. Droit du travail

Principe 3

Relations sociales

Le groupe ALTEN veille à développer et à maintenir des relations privilégiées avec l'ensemble de ses parties prenantes sur l'ensemble des thématiques de la responsabilité sociétale au sens de la norme ISO 26 000, en garantissant une écoute et un dialogue structuré avec chacune de ses parties prenantes.
ALTEN s'engage à respecter la liberté d'association et à reconnaître le droit à la négociation collective. Nos engagements en matière de droit du travail s'appuient sur le respect du dialogue social et des droits syndicaux, le droit à la formation professionnelle et son développement et le respect de la personne humaine, y compris dans son intégrité physique.
Le Groupe privilégie la concertation et le dialogue dans l'intérêt commun de son développement économique et du bien-être de ses salariés.
A titre illustratif en 2014, les sociétés du Groupe ont poursuivi une politique de dialogue avec les partenaires sociaux. Les négociations sur le sujet de la qualité de vie au travail et la prévention du stress se sont conclues par la signature d'un accord au printemps 2015.

Sécurité des collaborateurs

La sécurité de nos salariés est une priorité. Le Groupe déploie une démarche globale de préservation et de protection de la santé et de la sécurité de ses collaborateurs, au regard des exigences des clients, de la réglementation et des exigences élevées fixées en interne. Cette stratégie s'appuie sur :
• La prévention des risques, par l'identification des risques auxquels le collaborateur peut être exposé, la sensibilisation des collaborateurs à ces risques et aux moyens de les réduire, ainsi que le dialogue et la communication avec le CHSCT. Toutes les filiales du Groupe atteignant les seuils réglementaires mettent en place des réunions du CHSCT, qui se réunissent selon les périodicités légales ;
• La formation, avec une démarche proactive concernant les formations réglementaires comme volontaires. En
2014, près de 11 000 heures dédiées à la sécurité ont été dispensées en France, et 342 managers ont été formés à la gestion du stress depuis 2011.
• La sensibilisation des collaborateurs à des risques spécifiques sont régulièrement organisées sur site. Le Livret Santé Sécurité Environnement, lancé à la fin de l'année
2012 et diffusé à tous collaborateurs, est le support de référence pour la sensibilisation ;
• La mise en place d'équipements dédiés, notamment en matière de protection individuelle. De plus depuis 2012,
100 % des sites ALTEN sont équipés de défibrillateurs ;
• La veille réglementaire et normative, amenant ALTEN à agir dès que possible en avance de phase sur la réglementation en matière de sécurité.

Par ailleurs, ALTEN est certifié MASE (Manuel d'Amélioration de la Sécurité en Entreprise) depuis 2008 et CEFRI (Comité français de certification des Entreprises pour la Formation et le suivi du personnel travaillant sous Rayonnements Ionisants) depuis 2007, ce qui témoigne des efforts réalisés et des succès obtenus grâce aux procédures et fonctionnement du système de management de la Santé et de la Sécurité.

LA SéCurITé, uNE PrIOrITé !

Chez ALTEN, les nouveaux salariés sont automatiquement sensibilisés à la sécurité. En fonction des postes, des projets et des besoins, des formations spécifiques et plus techniques peuvent être suivies.

La plateforme Alten e-Training Center propose en effet à ses collaborateurs de nombreux modules concernant la santé et la sécurité des salariés en entreprise : sensibilisation et information aux risques professionnels, au virus EBOLA, aux conditions d'usage d'Acide Fluorhydrique, à la gestion du stress, etc. Les consultants accédant au rôle de chef de projet bénéficient quant à eux d'une formation dédiée au management de la sécurité, dans le cadre d'un e-learning mais également d'un accompagnement par la Direction en charge de la Qualité, de la Sécurité et du Développement Durable. Par ailleurs, en septembre 2014, un nouvel e-learning a été lancé sur les fondamentaux de l'éco-conduite. Cette formation s'inscrit pleinement dans la politique de sécurité des collaborateurs du Groupe puisque les accidents de trajets restent la principale cause des accidents de travail enregistrés.

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ALTEN

Qualité de vie professionnelle et valorisation des collaborateurs

Le groupe ALTEN s'engage à déployer auprès de ses collaborateurs des actions concrètes en faveur de la valorisation des talents, de la qualité de vie professionnelle et du bien-être au travail. De nombreuses actions, récurrentes ou ponctuelles, sont ainsi mises en place en France et dans les filiales du Groupe à l'étranger :
• Au travers de son programme interne « Nos salariés ont du talent », ALTEN sponsorise depuis plusieurs années différents types d'actions menées par ses collaborateurs en dehors de leur activité professionnelle, qu'il s'agisse de passions ou d'initiatives personnelles, aussi bien sportives, qu'humanitaires, scientifiques ou culturelles. ALTEN encourage et valorise ainsi les talents dans toute leur diversité. En 2014, le Groupe a sponsorisé Jérémy, Responsable d'Agence et pilote d'endurance sur des circuits internationaux. ALTEN a également permis à Marine, Key User ADV (Administration Des Ventes), de finaliser son projet humanitaire en Inde ; ou encore à Delphine et Antoine d'assurer leur saison de compétition de voltige aérienne. Un livret illustrant l'ensemble des projets récompensés a également été créé pour illustrer l'engagement de ces femmes et ces hommes du Groupe.
• Les collaborateurs du groupe ALTEN représentent ses meilleurs ambassadeurs. C'est pourquoi le Groupe fait appel à ses salariés pour illustrer affiches internes, posters, intranet et autres supports de communication. Ainsi, la dernière campagne de recrutement ALTEN en France met en avant des hommes et femmes du Groupe qui, chaque jour, mettent leur énergie et leur talent au service de l'innovation. En Allemagne également, un évènement similaire a été lancé en fin d'année 2014.
• Enfin, pour le bien-être et la santé au quotidien de ses employés, le groupe ALTEN encourage et soutient partout dans le monde de nombreuses actions plus ponctuelles, telles que des séances de massage express hebdomadaires pour les collaborateurs du siège social ; la création d'équipes ALTEN sponsorisées sur différentes courses de running en France (avec notamment la Soli'run et la Parisienne), en Belgique (20 km de Bruxelles, Ecotrail de Bruxelles) et en Allemagne (marathon et semi-marathon de Munich) ; des campagnes de sensibilisation régulières en faveur d'un mode vie plus sain ou encore des incitations à privilégier le vélo à la voiture pour les trajets quotidiens des employés chez ALTEN GmbH en Allemagne.

DES CANAux DE COMMuNICATION MuLTIPLES ET SPéCIfIquES POur ENGAGEr LE DIALOGuE AVEC LES COLLAbOrATEurS

Les femmes et les hommes qui composent le Groupe constituent le moteur de son activité. ALTEN s'engage donc à leur donner la parole, à ouvrir le dialogue, à stimuler leur expression et valoriser leurs idées. Pour ce faire, le Groupe a déployé différents outils de communication pour amorcer les échanges.

Accessible de l'intranet, une boîte à idée permet à l'ensemble des collaborateurs de suggérer des améliorations, qu'il s'agisse de bien-être, de business, de processus, d'outils, d'animation ou tout autre sujet qui leur tiendrait à cœur. Cette boite constitue une source d'inspiration et d'innovation participative inépuisable pour le Groupe.

En parallèle, un outil a été développé pour remonter aux responsables Qualité et Sécurité l'ensemble des incidents, alertes, anomalies et non-conformités constatés par les employés. En particulier, deux dispositifs de procédure d'alerte sont en cours de mise en place pour permettre aux collaborateurs de signaler le non-respect des règles de conduite énoncées dans le Code Ethique du Groupe.

Par ailleurs, une adresse mail a été créée spécifiquement pour donner aux salariés la possibilité de s'exprimer sur la stratégie de développement durable du Groupe.

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Principes 4 & 5

Par ailleurs, la communauté Achats s'attache à promouvoir les valeurs du Groupe et ses engagements dans l'ensemble de sa sphère d'influence, notamment vis-à-vis de ses fournisseurs.
Toutefois, la majeure partie de nos salariés étant des ingénieurs ou des cadres avec un haut niveau d'étude (équivalent Bac+5), les risques de travail forcé ou de travail des enfants sont, de fait, considérablement réduits.

Un suivi RH de qualité

Les équipes RH contrôlent et suivent la régularité des liens contractuels et du statut de nos collaborateurs et de nos prestataires, de leurs embauches jusqu'à leur sortie des effectifs. Elles sont à la disposition de l'ensemble de nos collaborateurs, tout au long de leurs carrières et ce, dès leur jour d'arrivée.
Un dossier administratif d'embauche est constitué avant le premier bulletin paie du collaborateur. Ce dernier est composé d'une fiche de renseignement à compléter et de nombreuses pièces à fournir par le collaborateur comme la carte nationale d'identité, le titre de travail, etc. Un workflow automatique permet aux équipes RH d'être alertées en cas d'informations ou de documents manquants.
Toutes nos procédures RH sont définies et mises à jour régulièrement. Ces procédures sont rigoureusement appliquées par l'ensemble de nos services RH, ce qui permet de s'assurer de la bonne régularité des liens contractuels des collaborateurs et prestataires, ainsi que de leur statut. Des audits de contrôles sont également régulièrement menés au sein de notre entreprise.
Par ailleurs, en cas de recours à la sous-traitance, chaque dossier doit être validé par la Direction Administrative et Financière afin de vérifier les aspects légaux du sous-traitant.
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