Zoom Video Communications : Préparez votre entreprise à passer au travail hybride

Le monde du travail évolue. Par le passé, les entreprises étaient organisées selon l'un des deux modèles suivants : présence sur site, lorsque tout le monde se trouve au bureau tous les jours, ou télétravail, lorsque les employés travaillent à distance, d'où qu'ils soient.

Néanmoins, les récents événements mondiaux ont forcé les organisations à repenser comment et où travailler. Grâce aux progrès de la technologie, de nombreuses entreprises envisagent un modèle de travail hybride, dans le cadre duquel les employés ont le choix entre venir au bureau, être en télétravail ou mélanger les deux approches.

Un modèle de travail hybride peut offrir de nombreux avantages aux entreprises, notamment :

• Accroissement de la flexibilité : un modèle de travail hybride offre une plus grande flexibilité aux employés, qui peuvent travailler où qu'ils soient - au bureau, à domicile, à l'aéroport avant un déplacement professionnel, ou même au bord d'une piscine !
• Meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : donner aux employés la possibilité de choisir quand (et si) ils viennent au bureau leur accorde plus de temps pour organiser leurs vies personnelles, réduit leur stress et leur donne davantage de temps pour s'occuper d'eux et de leurs familles.
• Facilite l'accès à de nouveaux talents : un modèle de travail hybride permet aux employeurs de recruter les meilleurs talents en leur donnant accès à un plus grand vivier de candidats, qui vivent hors de leur région ou de leur pays.

Néanmoins, si un modèle de travail hybride n'est pas mis en œuvre et géré de manière adéquate, cela peut créer des difficultés pour l'entreprise. Celles-ci incluent notamment :

• Manque d'équité entre les employés sur site et ceux en télétravail : il faut reconnaitre que les contacts personnels en présentiel sont plus forts que les connexions numériques, et les employés en télétravail peuvent se sentir exclus pendant les réunions en ligne s'ils ne peuvent pas autant participer que leurs collègues en présentiel.
• Problèmes de création d'un esprit d'équipe : par le passé, les entreprises renforçaient la cohésion au sein de leurs équipes en organisant des événements de team-building, par exemple des « happy hours » ou des sorties sportives. Il peut être difficile de créer une telle cohésion lorsque les employés en télétravail ne peuvent pas participer aux événements en personne.
• Dépendance accrue envers la technologie : plus vos équipes sont dispersées, plus elles dépendent de la technologie pour communiquer, et si vos employés ne sont pas correctement formés à utiliser ces solutions, ils ne pourront pas communiquer efficacement.

Alors que les entreprises repensent leurs opérations et les préférences de leurs employés, il semble évident que le travail hybride devrait perdurer. Selon des enquêtes récentes menées par des cabinets d'analyse influents, les employeurs reconnaissent la valeur des modèles hybrides :

• Dans un récent rapport de McKinsey, il ressort que la plupart des cadres dirigeants ont remarqué des améliorations de la productivité dans leur organisation, de la satisfaction des clients, de l'implication des employés, et de la diversité et de l'inclusion par rapport à la situation pré-pandémie.
• McKinsey confirme également que neuf entreprises sur dix auront recours à une combinaison de télétravail et de présentiel à l'avenir.
• Dans l'étude de 2020 menée auprès de ses clients par Gartner, intitulée ReimagineHR, 90 % des responsables des RH indiquent qu'ils font entièrement confiance à leurs employés pour travailler à domicile, et 75 % estiment que les collaborateurs sont aussi productifs en télétravail qu'ils le sont au bureau

Il semble que les employés adoptent aussi volontiers de ce passage au travail hybride.

• Dans une récente enquête de SurveyMonkey et Zoom, près des deux tiers (65 %) des personnes interrogées qui ont été en télétravail au cours de l'année écoulée expliquent que le travail hybride est leur modèle de travail idéal
• Selon l'enquête Reimagine RH menée en 2020 par Gartner, 25 % des effectifs mondiaux choisiront de travailler de chez eux la majorité du temps, et 45 % des effectifs seront en télétravail deux à trois jours par semaine d'ici 2022
• SurveyMonkey indique que 61 % des salariés en télétravail préféreraient participer à des réunions en grands groupes virtuellement, tandis que 69 % sont plus susceptibles de préférer rencontrer de nouveaux clients en personne.

Si les recherches confirment que la majorité des entreprises et employés sont en faveur d'un modèle de travail hybride, 68 % des organisations interrogées n'ont pas élaboré de plan précis pour organiser la transition vers cette approche hybride. Voici quelques bonnes pratiques qui devraient vous aider, vous et votre organisation, à vous préparer pour ce nouveau modèle de travail.

Les entreprises et leurs employés doivent collaborer étroitement pour créer un environnement de travail hybride efficace. Voici quelques bonnes pratiques pour les organisations qui cherchent à mettre en place un modèle de travail hybride :

• Maintenez un lien constant avec vos équipes : travailler avec des équipes dispersées nécessite une communication et une collaboration constantes, alors veillez à vous appuyer sur des solutions efficaces comme une application de messagerie d'entreprise ou un outil de téléphonie professionelle pour vous permettre de contacter facilement vos collègues. Organisez des événements de team-building virtuels aide également à approfondir les liens entre les membres de votre équipe, même s'ils ne se sont jamais vus en personne !

• Créez une solide bibliothèque de ressources : mettez à disposition de solides ressources pour aider vos équipes dispersées à jouer leurs rôles, à garantir la sécurité de leurs appareils et comptes, et formez-les à utiliser vos technologies et solutions professionnelles. Créez une bibliothèque de supports de formation et sessions enregistrés, vous permettrez ainsi à vos employés d'avoir accès aux informations et supports dont ils ont besoin pour être performants.

• Garantir la cohérence de vos solutions professionnelles : si vous avez recours à plusieurs applications et programmes, il peut être difficile pour vos effectifs hybrides de savoir quelle solution utiliser en fonction de la situation, ce qui crée des frictions dans l'expérience utilisateur et peut être complexe et coûteux à gérer. En vous appuyant sur une solution de communications unifiée, vos employés peuvent profiter d'une expérience fluide, dans le cadre de laquelle les communications par téléphone, chat, webinaire et réunion en vidéo se trouvent sur la même plateforme.

• Créez une infrastructure permettant à l'ensemble de l'entreprise de communiquer : il est très important que vous puissiez contacter tous vos effectifs hybrides et parties prenantes en même temps en cas d'urgence ou pour communiquer des nouvelles de l'entreprise. Une solution de communication vidéo efficace et évolutive, qui permet d'organiser des événements et des réunions avec de nombreux participants peut vous simplifier la tâche. Vous pouvez en effet organiser des réunions avec tout le personnel et diffuser des communications dans toute l'entreprise de manière plus directe et personnalisée.

• Fournissez des solutions qui offrent les mêmes fonctionnalités à tous les employés : certains de vos employés étant au bureau et d'autres en télétravail, vous devriez leur offrir les solutions dont ils ont besoin pour créer une expérience de communication professionnelle, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. En offrant des solutions qui permettent à vos équipes de collaborer en ligne, de créer un environnement exempt de distractions, et de profiter des mêmes fonctionnalités que les employés au bureau, vous contribuez à faire en sorte que vos équipes soient productives et performantes, quel que soit l'endroit d'où elles choisissent de travailler.

Pour soutenir efficacement vos effectifs hybrides, votre organisation doit leur proposer des solutions mettent les employés en présentiel et ceux en télétravail sur un pied d'égalité. La plateforme de Zoom regroupe toutes les solutions dont votre entreprise a besoin pour garantir que les employés en télétravail disposent des mêmes fonctionnalités et opportunités que les employés au bureau, notamment chat, téléphonie, réunions, salles de conférence, webinaires, etc.

La plateforme Zoom peut vous offrir :

Zoom rassemble toutes vos communications professionnelles sur une même plateforme, créant ainsi un écosystème dans lequel vos employés peuvent facilement passer d'une méthode de communication à une autre, par exemple téléphonie, vidéo et chat, envoyer des fichiers, partager du contenu et programmer des réunions sans avoir à utiliser différentes applications ou plateformes.

La solution de salle de conférence de Zoom, Zoom Rooms, permet aux organisations de créer des espaces de réunion dynamiques, adaptés à leurs besoins spécifiques, des petites salles à huis clos aux grandes salles de conférence optimisées pour les réunions avec tout le personnel. Zoom Rooms dispose également de fonctionnalités de pointe : partage d'écran sans fil, contrôles vocaux, annotations en temps réel sur tableau blanc et bien plus encore.

Grâce à la possibilité de collaborer en temps réel avec le partage d'écran et les annotations en direct, de transformer n'importe quel endroit en bureau avec les arrière-plans virtuels et de naviguer facilement entre les différentes méthodes de communication, Zoom vous aide à mettre les employés en présentiel et ceux en télétravail sur un pied d'égalité. Les employés ont accès aux mêmes fonctionnalités, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

La plateforme Zoom s'intègre facilement à de nombreuses solutions professionnelles de pointe, notamment, entre autres, Slack, Office 365, G Suite et Salesforce, ce qui permet à vos employés de simplifier leurs flux de travail et de minimiser les allers et retours entre les applications au cours de leur journée de travail.

Découvrez comment votre organisation peut progresser en passant à un modèle de travail hybride, permettant d'accroitre la flexibilité, de rationaliser les flux de travail et de faciliter les communications.