Zoom Video Communications : Comment empêcher des indésirables de s'inviter dans votre réunion Zoom ?

Nous sommes ravis de constater que des millions de personnes à travers le monde font appel à Zoom Meetings pour travailler ensemble et garder le contact. Néanmoins, faute de précautions, des réunions prévues pour rassembler un certain groupe de personnes pourraient être suivies par d'autres qui n'y ont pas été invitées.

En général, ces perturbations surviennent lorsque des informations de réunion sont rendues publiques : un utilisateur qui publie le lien d'une réunion privée sur les réseaux sociaux, partage les informations de sa salle de classe virtuelle, etc. Or, lorsque ces liens sont diffusés sur les réseaux sociaux ou d'autres forums publics, la réunion perd son caractère privé et toute personne disposant du lien peut y participer.

Voici quelques techniques simples pour éviter les perturbations et les personnes indésirables :

• Utilisez la solution Zoom adaptée à vos besoins : si vous comptez faire appel à Zoom pour organiser un événement virtuel avec des inconnus, au lieu d'opter pour Zoom Meetings, tournez-vous plutôt vers Zoom Video Webinars ou Zoom Events, des produits spécialement créés pour les événements numériques.

• Évitez d'utiliser votre numéro personnel de réunion (NPR) : pour faire simple, votre NPR fait office de réunion permanente. Mieux vaut donc empêcher des personnes extérieures de s'introduire dans votre espace virtuel personnel une fois la réunion prévue terminée.

• Gérez bien votre partage d'écran : vous devez éviter à tout prix que des inconnus présents à votre réunion publique prennent le contrôle de l'écran et partagent du contenu indésirable avec le groupe. Pour ce faire, vous pouvez restreindre le partage d'écran à vous seul depuis la barre de contrôle de l'hôte, et ce avant ou pendant la réunion. Si vous désactivez le partage d'écran, le paramètre Tableau blanc sera lui aussi désactivé automatiquement.

Pour empêcher que des participants partagent leur écran pendant un appel, dans les commandes de l'hôte situées en bas, cliquez sur la flèche située à côté de « Partager l'écran », puis allez dans « Options de partage avancées ». Sous « Qui peut partager ? », choisissez « Seulement l'hôte » et fermez la fenêtre.

Vous pouvez également basculer le curseur des privilèges de partage sous l'icône Sécurité de votre fenêtre ou modifier l'option de partage par défaut dans vos paramètres Zoom.

• Autorisez uniquement les utilisateurs connectés à participer : si un utilisateur tente de participer à votre réunion alors qu'il n'est pas connecté à Zoom avec l'e-mail sur lequel il a été invité, il recevra un message indiquant que « cette réunion est réservée aux participants autorisés ». Cette option vous est très utile pour contrôler la liste des invités et n'accepter que les personnes sélectionnées à votre réunion (d'autres étudiants de votre école ou vos collègues, par exemple).
• Verrouillez la réunion : mieux vaut toujours verrouiller votre porte d'entrée, même lorsque vous êtes à la maison. Lorsque vous verrouillez une réunion Zoom déjà commencée, plus aucun nouveau participant ne peut la rejoindre, pas même s'il dispose du numéro et du mot de passe de réunion. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'icône Sécurité en bas de votre fenêtre Zoom. Dans la fenêtre surgissante, cliquez sur le bouton Verrouiller la réunion.
• Exigez un mot de passe de réunion : lorsque vous programmez votre réunion, générez un numéro de réunion aléatoire et exigez un mot de passe pour la rejoindre. Vous pouvez partager ces détails en privé avec les participants.
• Supprimez les participants indésirables ou perturbateurs : vous pouvez retirer une personne de votre réunion au moyen de l'icône Sécurité ou du menu Participants. Dans le menu Participants, vous pouvez passer votre souris sur le nom d'un participant et plusieurs options apparaîtront, notamment l'option Supprimer. Cliquez pour renvoyer quelqu'un de la réunion. Lorsque vous « renvoyez » quelqu'un, cette personne ne peut plus revenir dans la réunion. Toutefois, au cas où vous auriez renvoyé la mauvaise personne, vous pouvez configurer vos paramètres de façon à permettre aux participants renvoyés de revenir dans la réunion .
• Désactivez la vidéo : les hôtes peuvent désactiver la vidéo d'un participant. Les hôtes pourront ainsi bloquer les gestes indésirables, gênants ou inappropriés sur la vidéo.
• Désactivez le micro des participants : les hôtes peuvent couper ou rétablir le son du micro de certains participants ou de tous les participants à la fois. Les hôtes peuvent bloquer le bruit indésirable, perturbateur ou inapproprié des autres participants. Vous pouvez également activer l'option « Couper le son du micro à l'entrée » dans vos paramètres pour éviter le brouhaha dans les réunions qui regroupent un grand nombre de participants.
• Suspendez les activités des participants : les hôtes et co-hôtes peuvent interrompre la réunion pour exclure et signaler un participant indélicat et éviter d'autres perturbations. Cliquez sur l'icône Sécurité et sélectionnez « Suspendre les activités du participant » pour interrompre temporairement toutes les activités vidéo, audio, de chat en réunion, d'annotation, de partage d'écran et d'enregistrement, et pour mettre fin aux Salles de breakout. Vous pouvez reprendre la réunion en réactivant les différentes fonctionnalités.
• Désactivez le transfert de fichiers : le transfert de fichiers en réunion permet aux personnes de partager des fichiers par le biais de l'outil de chat en réunion. Désactivez cette option pour éviter que la discussion soit inondée d'images indésirables, GIF, mèmes et autre contenu.
• Désactivez les annotations : au cours d'un partage d'écran, les participants et vous pouvez vous servir des annotations pour ajouter des dessins et des notes au contenu. Vous pouvez désactiver la fonctionnalité d'annotation dans vos paramètres Zoom pour empêcher que les participants écrivent partout sur l'écran.
• Désactivez le chat privé : Zoom dispose d'une fonctionnalité de chat en réunion, que les participants peuvent utiliser pour envoyer des messages à l'ensemble du groupe ou entre eux en privé. Vous pouvez limiter la capacité des participants à discuter entre eux pendant votre réunion et ainsi réduire les sources de distraction. Cliquez sur « Chat » dans les contrôles de la réunion, puis en bas de la fenêtre de chat de groupe Zoom en réunion, cliquez sur les trois points. De là, vous pouvez activer des options permettant de déterminer qui peut discuter avec qui au cours de votre réunion.
• Signalez un utilisateur : les hôtes peuvent signaler des utilisateurs au service Confiance et sécurité de Zoom. Celui-ci étudiera les éventuels usages abusifs de la plateforme et prendra les mesures adéquates. Vous trouverez cette option en cliquant sur l'icône Sécurité ou sur l'icône verte en forme de bouclier dans le coin supérieur gauche de l'écran de réunion. Vous aurez alors la possibilité de joindre des captures d'écran et d'autres documents le cas échéant.

La Salle d'attente est une fonctionnalité importante pour sécuriser une réunion Zoom. Tout comme son nom l'indique, la salle d'attente est une zone d'attente virtuelle qui empêche vos invités de rejoindre une réunion avant que vous ne soyez prêt-e à les recevoir. C'est un peu comme le cordon de velours à l'extérieur d'une boîte de nuit, et vous êtes le videur qui surveille attentivement qui peut entrer.

Les organisateurs d'une réunion peuvent personnaliser les paramètres de la salle d'attente pour un contrôle supplémentaire, et vous pouvez même personnaliser le message que les invités voient lorsqu'ils entrent dans la salle d'attente afin qu'ils sachent qu'ils sont au bon endroit. Ce message est la zone idéale pour publier les règles/principes applicables à votre événement, par exemple pour expliquer à qui s'adresse l'événement en question.

La salle d'attente est un excellent moyen de filtrer les participants à votre session Zoom et d'en éloigner les intrus. Lorsque vous désactivez l'option « Rejoindre avant l'hôte » dans vos paramètres, les invités sont automatiquement envoyés dans une salle d'attente tant que la réunion n'a pas commencé.

Nous espérons que ces fonctionnalités de sécurité vous aideront à organiser des réunions Zoom réussies et sécurisées en toute sérénité. Zoom a à cœur d'assurer votre sécurité et continuera à proposer des mises à jour produit en ce sens. Nous nous sommes engagés à faire de Zoom une plateforme à laquelle les utilisateurs peuvent confier sans crainte leurs interactions en ligne, leurs informations et leurs activités.

Pour en savoir plus sur la confidentialité et la sécurité de Zoom, explorez notre Trust Center.

Note de l'éditeur : cet article est une mise à jour de la version du 20 mars 2020. Il est destiné à inclure les dernières informations dédiées à la prévention des perturbations.