Bastide Le Confort Medical : 2023.20.03 – BASTIDE GROUPE – droit alerte FR

Présentation du déploiement du dispositif unique d'alerte interne

Le Groupe BASTIDE a opté pour la mise en place d'un seul et unique dispositif technique de recueil de ces signalements dans le respect des dispositions légales en matière de protection des lanceurs d'alerte et des recommandations de l'Agence Française Anticorruption (AFA).

Sommaire

1. Qui peut lancer une alerte ?
2. Quels faits peuvent être l'objet d'une alerte ?
3. Statut du lanceur d'alerte
4. Sous quelles garanties lancer une alerte ?
5. Comment adresser le signalement ?
6. Comment l'alerte est-elle traitée ?
7. Confidentialité
8. Conservation des données personnelles
9. Information générale destinée aux utilisateurs du dispositif

1. Qui peut lancer une alerte ?

Elle bénéfice

Aux membres du personnel, aux personnes dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et aux personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de l'entité concernée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;

Aux actionnaires, aux associés et aux titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale de l'entité ;

Aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ;

Aux collaborateurs extérieurs et occasionnels ;

Aux cocontractants de l'entité concernée, à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel.

Afin de traiter les alertes qui seront signalées dans le cadre de ce dispositif, le comité des nominations des rémunération et des affaires ESG du Groupe BASTIDE sera compétent.

2. Quels faits peuvent être l'objet d'une alerte ?

Les faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire et qui entrent dans la

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définition du lanceur d'alerte :

• un crime ou un délit ;
• une menace ou un préjudice grave pour l'intérêt général
• une tentative de dissimulation, d'une violation ou une violation d'un engagement international ratifié ou approuvé par la France ;
• une tentative de dissimulation, d'une violation ou une violation d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ;
• une tentative de dissimulation d'une violation ou une violation d'un règlement de l'Union européenne
• une tentative de dissimulation d'une violation ou une violation d'une loi, d'un règlement ;

Le dispositif d'alerte permet de signaler des faits graves dans les domaines suivants :

• Toute violation d'une Charte ou d'un Code de conduite du Groupe ;
• Corruption, concurrence, blanchiment ;
• Comptable, financier, bancaire ;
• Discrimination, harcèlement ;
• Santé, hygiène et sécurité au travail ;
• Protection de la santé publique ;
• Protection de l'environnement ;
• Protection de la vie privée, des données personnelles et sécurité des systèmes d'informations ;
• Protection des consommateurs, sécurité et conformité des produits ;
• Autres.

La liste n'est pas limitative.

Ce dispositif ne vise pas l'expression de griefs à l'égard d'un autre employé du groupe. En cas de conflit ou de litige personnel avec un autre salarié du Groupe, il convient de se référer aux procédures existantes à cet effet. Vous devez vous rapprocher de votre responsable hiérarchique ou de la Direction des ressources humaines.

3. Statut du lanceur d'alerte

Pour pouvoir déposer une alerte, cinq conditions doivent être remplies :

1. Être une personne physique ;
2. Avoir connaissance des faits ;

Si l'information a été connue hors cadre professionnel, la personne doit avoir eu personnellement connaissance des faits ;

1. sans contrepartie financière directe ;
2. Agir de bonne foi ;
3. Révéler des faits mentionnés au 2.

La protection accordée aux lanceurs d'alerte est étendue

aux facilitateurs, entendus comme toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif qui aide un lanceur d'alerte à effectuer un

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signalement ou une divulgation dans le respect de la Loi

aux personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte aux entités juridiques contrôlées par un lanceur d'alerte

Lorsque ces critères sont remplis, le lanceur d'alerte et les facilitateurs bénéficient, en application de la loi, de garanties :

• une irresponsabilité pénale dans les conditions de l'article L. 122-9 du Code

pénal.

La divulgation de l'information « est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause » et elle intervient dans le respect des procédures de signalement des alertes.

Irresponsabilité civile des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique dès lors qu'ils avaient des motifs raisonnables de croire, lorsqu'ils y ont procédé, que le signalement ou la divulgation publique de l'intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause

Les lanceurs d'alerte et facilitateurs ne peuvent faire l'objet de mesures de représailles, ni de menaces ou de tentatives de recourir à ces mesures

• Suspension, mise à pied, rétrogradation,
• licenciement, sanction ou discrimination du fait de l'alerte,
• préjudice à la réputation de la personne,
• résiliation ou annulation d'un contrat, d'une autorisation…
• mise sur une liste noire.

Cette liste n'est pas exhaustive.

Tout acte ou prise de décision est nul de plein droit.

La loi prévoit :

• une peine d'un an de prison et de 15 000 euros d'amende pour toute personne faisant obstacle de « quelque façon que ce soit » à la transmission d'un signalement en interne à l'entreprise ou à l'autorité judiciaire, administrative ou à un ordre professionnel ;
• en cas de procédure abusive ou dilatoire contre un lanceur d'alerte dite
  « bâillon », l'amende civile encourue est de 60.000 €. Cette amende peut être prononcée sans préjudice de l'octroi de dommages et intérêts.
• une peine de trois ans de prison et 45 000 euros d'amende en cas de représailles ou de tentative de représailles contre le lanceur d'alerte ou un facilitateur. A l'occasion de l'instance, le lanceur d'alerte pourra se voir verser des subsides si sa situation économique s'est gravement dégradée.
• Une peine de deux ans de prison et 30.000 euros d'amende en cas de divulgation d'informations confidentielles relatives au lanceur d'alerte.

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Le statut ne sera pas accordé si l'alerte :

• est hors du champ d'application du dispositif ;
• est de mauvaise foi ;
• n'a aucun caractère sérieux ;
• Ne contient pas d'éléments suffisamment précis et ne pouvant pas être vérifiés ;

En cas de dénonciation volontairement calomnieuse, son auteur est passible de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement. La personne s'expose également à des poursuites pénales et/ou civiles.

4. Sous quelles garanties lancer une alerte ?

Toutes les données recueillies dans le cadre du présent dispositif d'alerte seront traitées de manière confidentielle, qu'il s'agisse de :

• l'identité de l'auteur du signalement et des facilitateurs,
• des faits objets du signalement
• ou des personnes ou organismes visées par le signalement.

Toutes les précautions utiles seront prises pour préserver la sécurité de ces données.

• Les personnes en charge du recueil des alertes ou du traitement de celles-ci sont à cet effet soumises à une obligation de confidentialité renforcée, sauf disposition légale contraire.
• Les données personnelles recueillies dans le cadre du présent dispositif d'alerte sont traitées en conformité avec les obligations du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

5. Comment adresser le signalement ?

Vous avez des doutes ou des questions sur une situation particulière : Vous pouvez écrire et/ou poser vos questions à :

• votre supérieur hiérarchique, le supérieur de votre supérieur ;
• à la direction des ressources humaines ;
• au Directeur Général/ Président.

Vous ne pouvez pas ou vous ne souhaitez pas vous adresser à ces interlocuteurs : Si vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser au référent éthique du Groupe via l'adresse mail dédiée suivante compliance@bastide-medical.frou via le site d'alerte au lien suivant : www.bastide-groupe.frou à l'adresse suivante : BASTIDE GROUPE - COMPLIANCE - CS 28219 - 30942 NIMES CEDEX 9

Les informations à communiquer sont les suivantes :

1. Vos nom, prénom, fonction et lieu de travail ;
2. Les faits que vous souhaitez communiquer, de manière objective et suffisamment précise, pour permettre de procéder à la vérification des faits allégués ;

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1. L'éventuelle adresse mail à laquelle vous souhaitez être informé du traitement de l'alerte si elle est différente de celle utilisée pour le signalement initial ;
2. Vous pouvez également choisir de rester anonyme.

Vous pouvez directement adresser votre alerte en interne et/ou en externe :

• à une autorité compétente dont la liste est fixée par décret n°2022-1284 du 03 octobre 2022 (cf annexe 1 extrait des autorités compétentes)
• au Défenseur des droits à la Justice
• à l'autorité judiciaire
• à une institution, à un organe, ou un organisme de l'Union européenne compétent

L'alerte peut être publique si l'alerte externe n'a pas été traitée dans un délai de trois (3) mois.

L'alerte peut être rendue publique directement :

6. Comment l'alerte est-elle traitée ?

• Vous serez informé par écrit dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de sa réception, un accusé de réception de votre signalement, à l'adresse mail que vous aurez utilisée ou celle que vous aurez indiquée comme étant l'adresse d'échange choisie.

Il est possible que l'on vous demande tout complément d'information

- Si l'alerte n'entre pas dans le champ de la loi, le lanceur d'alerte en sera informé - s'il est anonyme

• Si l'alerte est recevable : le lanceur d'alerte sera informé dans un délai raisonnable de trois mois maximum et des mesures prise ainsi que les motifs de ces mesures :
  o Pour évaluer l'exactitude des allégations
  o Le cas échéant remédier à l'objet de l'alerte

• Le comité éthique mènera les investigations nécessaires à la recherche des éléments
  permettant de démontrer ou non les faits allégués dans un délai raisonnable.
• Si le signalement émis établit qu'il y a eu violation du code de conduite ou de la législation, le comité éthique transmettra ses conclusions à la direction générale et à la direction des ressources humaines qui prendront les mesures correctives et/ou les sanctions adéquates.

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