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Jusqu'à présent, la répression sectorielle menée par la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis s'est concentrée sur les messages textuels professionnels envoyés sur des plateformes non autorisées, telles que WhatsApp, qui n'ont pas été suivis et enregistrés par les entreprises réglementées, principalement pendant les périodes de fermeture COVID-19, lorsque des milliers d'employés travaillaient à la maison.
La SEC a refusé de commenter cet article, mais deux personnes ayant connaissance des enquêtes menées auprès des investisseurs américains ont déclaré qu'elles craignaient que la SEC n'étende les exigences en matière d'enregistrement aux appels Zoom ou à d'autres formes de communication similaires.
Une douzaine de sources ont déclaré à Reuters que les sociétés financières font désormais appel à des spécialistes de la technologie, à des cabinets d'avocats et à des consultants en gestion des risques pour s'assurer que les appels vidéo sont surveillés et conservés comme il se doit, afin de satisfaire aux exigences en matière d'enregistrement et de gérer les risques que ces appels puissent être utilisés pour partager des informations non publiques de manière illégitime.
L'application de la loi coïncide avec les efforts accrus des régulateurs américains et britanniques pour renforcer les protections des investisseurs "familiaux" qui placent une plus grande partie de leur fortune sur les marchés financiers, alors que le phénomène des "mèmes" boursiers se poursuit.
"Je ne pense pas que nous sachions encore comment intégrer la vidéo dans un environnement de travail hautement réglementé", a déclaré Brad Levy, PDG de la société Symphony, spécialisée dans l'infrastructure et la technologie des marchés, qui compte JP Morgan et Goldman Sachs parmi ses clients.
Les appels vidéo sont généralement considérés comme des substituts aux réunions en face à face et ne sont donc pas ou peu soumis à des obligations formelles d'enregistrement.
Matthew Nunan, associé du cabinet d'avocats Gibson, Dunn & Crutcher et ancien responsable du risque de conduite pour la région EMEA chez Morgan Stanley, a toutefois déclaré qu'il était "très probable" que les régulateurs commencent à évaluer les risques de manquement à la conformité dans le cadre des appels vidéo.
"Si les appels des clients se font par l'intermédiaire de Microsoft Teams, on peut s'attendre à ce qu'ils soient enregistrés. La question est celle de la capacité des entreprises à enregistrer, conserver et produire des documents commerciaux pertinents, quelle que soit la manière dont ils sont réalisés", a-t-il déclaré.
Sarah Pritchard, directrice exécutive pour les marchés à la Financial Conduct Authority britannique, a déclaré aux délégués lors de sa réunion annuelle ce mois-ci que ses lignes directrices en matière de surveillance mettaient l'accent sur les abus de marché et les mécanismes utilisés pour faciliter de telles activités.
CONFORMITÉ SUR LE LIEU DE TRAVAIL
Les employés qui partagent délibérément des informations sensibles sont considérés comme les plus susceptibles d'organiser des réunions en personne sans utiliser d'appareils sur le lieu de travail, selon les sources.
Mais des enquêtes historiques ont mis au jour des preuves d'actes répréhensibles commis par le biais de courriels et de forums de discussion liés au travail, exerçant une pression sur les responsables pour qu'ils évaluent les éventuelles infractions commises lors d'appels vidéo, désormais utilisés de manière routinière par des milliers de travailleurs du secteur de la finance.
"La façon dont nous travaillons a énormément évolué en très peu de temps et les entreprises doivent s'assurer qu'elles sont parfaitement au courant des nouveaux risques qui en découlent", a déclaré Claire Garrett, responsable de la pratique des institutions financières chez Marsh.
Au moins deux grandes banques mondiales enregistrent désormais les appels Zoom, ont déclaré des sources au fait de la question, qui ont refusé d'être nommées parce que l'information n'est pas publique.
L'une d'entre elles enregistre les appels Zoom effectués par certains membres du personnel, notamment les traders, tandis que l'autre enregistre tous les appels Zoom afin que leur contenu puisse être revu ultérieurement en cas de besoin.
Reuters n'a pas été en mesure de confirmer quand l'une ou l'autre banque a commencé à enregistrer ces appels ou si cela faisait suite à une demande réglementaire.
HSBC empêche certains de ses employés d'envoyer des textos à partir de leur téléphone professionnel, a rapporté Bloomberg mardi, citant des sources anonymes. Un porte-parole de HSBC a refusé de commenter la question posée par Reuters de savoir si la banque enregistrait et archivait également les appels vidéo entre le personnel et les clients.
Un porte-parole de Microsoft a déclaré que l'entreprise prenait la conformité au sérieux et qu'elle avait mis en évidence les options d'enregistrement proposées aux utilisateurs pour capturer les appels requis par les réglementations sectorielles en vigueur. Zoom n'a pas répondu à une demande de commentaire.
L'autorité américaine de régulation de l'industrie financière (FINRA), qui supervise plus de 624 000 courtiers américains, oblige certaines entreprises à se conformer à la règle 3170 dite "FINRA Taping Rule 3170".
Conçue pour prévenir les pratiques abusives dans la vente ou la commercialisation de produits financiers, cette règle prévoit que toutes les conversations téléphoniques entre les personnes enregistrées et les clients doivent être enregistrées pendant au moins trois ans, et que des rapports d'activité trimestriels doivent être remis à l'autorité de régulation.
La FINRA a refusé de préciser combien d'entreprises étaient soumises à cette règle ou si celle-ci s'appliquait également aux appels vidéo.
Michael Watling, co-responsable du groupe "Government enforcement and internal investigations" du cabinet d'avocats Seward & Kissel LLP, a déclaré que le caractère généralisé de l'application de la réglementation par la SEC avait surpris le secteur.
"La FINRA a adopté la règle de l'enregistrement, qui prévoit des circonstances très spécifiques dans lesquelles un courtier doit enregistrer les appels. Une ligne a donc été tracée, mais elle ne peut être redessinée que si les régulateurs ou le Congrès prennent des mesures supplémentaires pour en élargir le champ d'application.
Les appels vidéo posent des "risques uniques" et la technologie nécessaire pour filtrer efficacement les appels vidéo n'est pas largement utilisée, a déclaré Matt Smith, PDG de la société de surveillance des communications SteelEye.
Les employés peuvent partager des informations non publiques visuellement et les enregistrements audio ne peuvent pas capturer cet échange, a-t-il ajouté.
La plupart des plateformes d'appels vidéo disposent de fonctions de chat, y compris des réactions de type emoji, qui pourraient permettre de communiquer sans déclencher la détection par les applications de surveillance qui signalent les mots ou les phrases susceptibles d'indiquer un comportement répréhensible.
Ryan M. Yonk, économiste à l'American Institute for Economic Research, a déclaré que "le champ d'application de la réglementation s'élargit presque toujours en réponse à l'évolution technologique".
La SEC a infligé plus de 2 milliards de dollars d'amendes pour des manquements en matière de communication et est sur le point de conclure une enquête d'une ampleur similaire sur les infractions commises par les conseillers en investissement, a rapporté Reuters en exclusivité le mois dernier. Elle a recueilli des milliers de messages du personnel de plus d'une douzaine de grandes sociétés d'investissement.
"...mon hypothèse est que cela génère une mine d'or de données et que toutes sortes d'autres enquêtes peuvent être lancées à partir de là", a ajouté M. Levy de Symphony. (Informations complémentaires fournies par Chris Prentice à New York, Michelle Price à Washington D.C. et Huw Jones à Londres ; rédaction de Sharon Singleton)
