FIDUCIAL Office : Rapport de l'organisme de vérification portant sur la déclaration de performance extra-financière

Accréditation n°3-2013

Portée disponible sur www.cofrac.fr

FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS SA

Avis de l'organisme de vérification

Exercice clos le 30 septembre 2022

FINEXFI

Siège social : 96 Boulevard Marius vivier merle - 69003 LYON Tel : +33 (0)4 78 89 00 11.

Société à Responsabilité Limitée

S.A.R.L. au capital de 40.000 €. 537 551 434 RCS Lyon

FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS

Exercice clos le 30/09/2022

Aux actionnaires,

• la suite de la demande qui nous a été faite par la société FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS SA (ci-après « entité ») et en notre qualité d'organisme tiers indépendant (« tierce partie »), accrédité par le COFRAC Inspection sous le numéro n° 3-2013, portée disponible sur www.cofrac.fr, nous avons mené des travaux visant à formuler un avis motivé exprimant une conclusion d'assurance modérée sur les informations historiques (constatées ou extrapolées) de la déclaration de performance extra-financière, préparées selon les procédures de l'entité (ci-après le «
  Référentiel »), pour l'exercice clos le 30/09/2022 (ci-après respectivement les « Informations » et la « Déclaration »), présentées dans le rapport de gestion du groupe en application des dispositions des articles L. 225-102-1, R. 225-105 et R. 225-105-1 du code de commerce..

Conclusion

Sur la base des procédures que nous avons mises en œuvre, telles que décrites dans la partie « Nature et étendue des travaux », et des éléments que nous avons collectés, nous n'avons pas relevé d'anomalie significative de nature

• remettre en cause le fait que la déclaration de performance extra-financière du groupe est conforme aux dispositions réglementaires applicables et que les Informations, prises dans leur ensemble, sont présentées, de manière sincère, conformément au Référentiel.

Préparation de la déclaration de performance extra-financière

L'absence de cadre de référence généralement accepté et communément utilisé ou de pratiques établies sur lesquels s'appuyer pour évaluer et mesurer les Informations permet d'utiliser des techniques de mesure différentes, mais acceptables, pouvant affecter la comparabilité entre les entités et dans le temps.

Par conséquent, les Informations doivent être lues et comprises en se référant au Référentiel dont les éléments significatifs sont présentés dans la Déclaration.

Responsabilité de l'entité

Il appartient au Conseil d'administration :

• de sélectionner ou d'établir des critères appropriés pour la préparation des Informations ;
• d'établir une Déclaration conforme aux dispositions légales et réglementaires, incluant une présentation du modèle d'affaires, une description des principaux risques extra-financiers, une présentation des politiques appliquées au regard de ces risques ainsi que les résultats de ces politiques, incluant des indicateurs clés de performance et par ailleurs les informations prévues par l'article 8 du règlement (UE) 2020/852 (taxonomie verte) ;
• ainsi que de mettre en place le contrôle interne qu'il estime nécessaire à l'établissement des Informations ne comportant pas d'anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraudes ou résultent d'erreurs.

La Déclaration a été établie en appliquant le Référentiel de l'entité tel que mentionné ci-avant.

Responsabilité de l'organisme tiers indépendant

Il nous appartient, sur la base de nos travaux, de formuler un avis motivé exprimant une conclusion d'assurance modérée sur :

• la conformité de la Déclaration aux dispositions prévues à l'article R. 225-105 du code de commerce ;
• la sincérité des informations historiques (constatées ou extrapolées) fournies en application du 3° du I et du II de l'article R. 225-105 du code de commerce, à savoir les résultats des politiques, incluant des indicateurs clés de performance, et les actions, relatifs aux principaux risques.

2/4 - Rapport de vérification Q.17029.FINEXFI.80.V01

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Comme il nous appartient de formuler une conclusion indépendante sur les Informations telles que préparées par la direction, nous ne sommes pas autorisés à être impliqués dans la préparation desdites Informations, car cela pourrait compromettre notre indépendance.

Il ne nous appartient pas de nous prononcer sur :

• le respect par l'entité des autres dispositions légales et réglementaires applicables (notamment en matière d'informations prévues par l'article 8 du règlement (UE) 2020/852 (taxonomie verte), de plan de vigilance et de lutte contre la corruption et l'évasion fiscale) ;
• la sincérité des informations prévues par l'article 8 du règlement (UE) 2020/852 (taxonomie verte) ;
• la conformité des produits et services aux réglementations applicables.

Dispositions réglementaires et doctrine professionnelle applicable

Nos travaux décrits ci-après ont été effectués conformément aux dispositions des articles A. 225-1 et suivants du code de commerce, à la doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative à cette intervention tenant lieu de programme de vérification et à la norme internationale ISAE 3000 (révisée).

Indépendance et contrôle qualité

Notre indépendance est définie par les dispositions prévues à l'article L. 822-11 du code de commerce et le code de déontologie de la profession de commissaire aux comptes. Par ailleurs, nous avons mis en place un système de contrôle qualité qui comprend des politiques et des procédures documentées visant à assurer le respect des textes légaux et réglementaires applicables, des règles déontologiques et de la doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative à cette intervention.

Moyens et ressources

Nos travaux ont mobilisé les compétences de 3 personnes et se sont déroulés entre le 21 décembre 2022 et le 30 janvier 2023 sur une durée totale d'intervention de 6 jours.

Nous avons fait appel, pour nous assister dans la réalisation de nos travaux, à nos spécialistes en matière de développement durable et de responsabilité sociétale. Nous avons mené 9 entretiens avec les personnes responsables de la préparation de la Déclaration, représentant notamment les directions générales, administration et finances, gestion des risques, conformité, ressources humaines, santé et sécurité, environnement et achats.

Nature et étendue des travaux

Nous avons planifié et effectué nos travaux en prenant en compte le risque d'anomalies significatives sur les Informations.

Nous estimons que les procédures que nous avons menées en exerçant notre jugement professionnel nous permettent de formuler une conclusion d'assurance modérée :

• nous avons pris connaissance de l'activité de l'ensemble des entités incluses dans le périmètre de consolidation et de l'exposé des principaux risques ;
• nous avons apprécié le caractère approprié du Référentiel au regard de sa pertinence, son exhaustivité, sa fiabilité, sa neutralité et son caractère compréhensible, en prenant en considération, le cas échéant, les bonnes pratiques du secteur ;
• nous avons vérifié que la Déclaration couvre chaque catégorie d'information prévue au III de l'article L. 225-102-1 en matière sociale et environnementale ainsi que de respect des droits de l'homme et de lutte contre la corruption et l'évasion fiscale ;
• nous avons vérifié que la Déclaration présente les informations prévues au II de l'article R. 225-105 lorsqu'elles sont pertinentes au regard des principaux risques et comprend, le cas échéant, une explication

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des raisons justifiant l'absence des informations requises par le 2eme alinéa du III de l'article L. 225-102-

• 1 ;

• nous avons vérifié que la Déclaration présente le modèle d'affaires et une description des principaux risques liés à l'activité de l'ensemble des entités incluses dans le périmètre de consolidation, y compris, lorsque cela s'avère pertinent et proportionné, les risques créés par ses relations d'affaires, ses produits ou ses services ainsi que les politiques, les actions et les résultats, incluant des indicateurs clés de performance afférents aux principaux risques ;
• nous avons consulté les sources documentaires et mené des entretiens pour :

1. apprécier le processus de sélection et de validation des principaux risques ainsi que la cohérence des résultats, incluant les indicateurs clés de performance retenus, au regard des principaux risques et politiques présentés, et,

• 1. corroborer les informations qualitatives (actions et résultats) que nous avons considérées les plus importantes présentées en Annexe 1. Nos travaux ont été menés au niveau de l'entité consolidante et dans une sélection d'entités1 ;
• nous avons pris connaissance des procédures de contrôle interne et de gestion des risques mises en place par l'entité et avons apprécié le processus de collecte visant à l'exhaustivité et à la sincérité des
  Informations ;
• pour les indicateurs clés de performance et les autres résultats quantitatifs que nous avons considérés les plus importants présentés en Annexe 1,
• nous avons mis en œuvre :
• 1. des procédures analytiques consistant à vérifier la correcte consolidation des données collectées ainsi que la cohérence de leurs évolutions ;

• 1. des tests de détail sur la base de sondages ou d'autres moyens de sélection, consistant à vérifier la correcte application des définitions et procédures et à rapprocher les données des pièces justificatives. Ces travaux ont été menés auprès d'une sélection d'entités contributrices et couvrent entre 28% et 100% des données consolidées sélectionnées pour ces tests ;
• nous avons apprécié la cohérence d'ensemble de la Déclaration par rapport à notre connaissance de l'ensemble des entités incluses dans le périmètre de consolidation.

Les procédures mises en œuvre dans le cadre d'une mission d'assurance modérée sont moins étendues que celles requises pour une mission d'assurance raisonnable effectuée selon la doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes ; une assurance de niveau supérieur aurait nécessité des travaux de vérification plus étendus.

Lyon, le 31/01/2023,

FINEXFI

Isabelle Lhoste

Associée

1 Social : Périmètre vérifié France - Belgique - Luxembourg sauf pour Absentéisme, Accidents du travail : périmètre vérifié : France

Formation : périmètre vérifié FOS Bureautique

Environnement : Périmètre vérifié France sauf pour les Produits verts, Sous-traitances et fournisseurs : périmètre

vérifié : France, Belgique, Luxembourg

4/4 - Rapport de vérification Q.17029.FINEXFI.80.V01

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ANNEXE 1

Informations quantitatives vérifiées :

Thématique sociétale :

• Taux de dématérialisation commandes
• Taux de réclamation clients
• Nombre de produits verts total
• Nombre de produits ayant trois feuilles
• Nombre de produits ayant deux feuilles
• Nombre de produits ayant une feuille
• Part du total des produits des catalogues imprimés
• Part de fournisseurs certifiés ISO 9001
• Part de fournisseurs certifiés ISO 14001
• Part de fournisseurs ayant signé la Charte de déontologie des fournisseurs
• Part de fournisseurs ayant signé un QIF étant dans le catalogue

Thématique environnementale :

• Nombre de Collect Box vendues
• Tonnage déclaré de collecte de papier
• Quantité d'eau consommée
• Quantité d'électricité consommée
• Quantité de gaz consommée
• Quantité de carburant consommée par la flotte automobile

Thématique sociale :

• Nombre de collaborateurs total
• Effectif par sexe
• Effectif par tranche d'âge
• Effectif par zone géographique
• Nombre d'entrées
• Nombre de sorties
• Nombre de salariés en temps partiel
• Nombre de salariés ayant effectué des heures de nuit
• Nombre d'heures supplémentaires travaillées
• Taux d'absentéisme
• Nombre d'accident du travail ayant donné lieu à un arrêt de travail ; Nombre d'accident de trajet ayant donné lieu à un arrêt de travail ; Taux de fréquence, Taux de gravité
• Nombre total d'heures de formation ; Nombre d'heures de formation - Bureautique ; Nombre d'heures de formation par personne ; Nombre total d'heures de formation sécurité ; Nombre d'heures de formation sécurité - Bureautique
• Nombre de collaborateurs âgés de plus de 50 ans, Nombre de salariés de moins de 25 ans

Informations qualitatives vérifiées :

• Certification ISO 14001 (FOS Bureautique)
• Le Global Compact
• Conventions de mécénat et de partenariat
• Accords d'entreprise

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